Un comunicato stampa quasi perfetto

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Aifo è una Ong particolare, in quanto è sostenuta da numerosi volontari organizzati in gruppi sparsi per tutta la penisola. Spesso organizzano degli eventi di sensibilizzazione e di ricerca fondi e scrivono dei comunicati per farlo sapere nel loro territorio. Ogni tanto ci chiedono, in qualità di addetti alla comunicazione di Aifo, di avere delle istruzioni su come farli; ecco un sintetico manualetto pubblicato nel numero di gennaio della rivista “Amici di Follereau”  (l’articolo è stato un po’ adattato a questo blog).

 

Abbiamo organizzato una mostra fotografica sugli ex malati di lebbra in sperduti villaggi della Cina meridionale: la sala è stata scelta, così anche i relatori, i volontari hanno già i loro turni. Finito il nostro lavoro? No! Questo è solo il primo passo che ne prevede uno altrettanto importante, comunicare la nostra iniziativa all’esterno in un modo preciso e nei tempi giusti. Sì, perché la comunicazione di quello che si fa è importante quanto l’evento in sé, dato che se nessuno viene ad ascoltarci, se sono poche le persone che ci leggono o ci sentono nei mass media (inclusi quelli social), allora il nostro lavoro rischia di essere poco incisivo. Non serve a raccogliere fondi, a trovare nuovi volontari o semplicemente a sensibilizzare l’opinione pubblica.

A chi ci rivolgiamo

Per fortuna scrivere un comunicato stampa è abbastanza semplice, dato che ha delle regole di scrittura condivise da tutti. Prima di scriverlo però chiediamoci a chi ci stiamo rivolgendo e cosa vogliamo da loro.
Se scriviamo un comunicato stampa diretto a un gruppo chiuso di persone che sappiamo esperte del nostro tema, o che semplicemente condividono il nostro linguaggio potremo porci pochi problemi nella scelta delle parole e nella spiegazione dei temi. Questo capita però raramente visto che si scrive per molte più persone. Ecco allora che diventa importante seguire delle norme di scrittura semplice, chiara, sintetica, non dando mai per scontato sigle (Ong, Mae, Rbc …) e parole (hanseniasi, espatriati, stigma …).

Titolo caldo o titolo freddo?

Un buon comunicato deve essere chiaro fin dal titolo. Molti giornalisti lo scrivono solo alla fine dello scritto e si limitano all’inizio a tracciare un abbozzo che serve per fissare il tema principale. Come per gli articoli di un giornale ci sono due tipi fondamentale di titoli, quelli freddi o descrittivi e quelli caldi o evocativi. I primi informano direttamente sul contenuto, i secondi lo suggeriscono e obbligano il lettore a interpretarli. Si usano i titoli caldi perché attirano più l’attenzione e danno più soddisfazione al lettore che li decifra. La soluzione nel loro impiego sta nell’usarli assieme: se si fa un titolo caldo è bene mettere un sottotitolo freddo e non lasciare il lettore nell’incertezza. Facciamo un esempio. Nel numero di novembre di questa rivista è apparso un articolo intitolato “Paradisi di guerra” che da solo può significare moltissime cose, ma grazie a un buon sottotitolo descrittivo si capisce subito che si parla delle basi militari in Sardegna.

Nell’attacco c’è già tutto

Il lead o attacco sono le prime tre, quattro righe del comunicato; in queste spazio bisogna dare una risposta precisa alle 5 W del giornalismo anglosassone, ovvero bisogna dire quando  c’è l’evento, dove si svolge,  da chi è organizzato, in che cosa consiste, perché infine si fa. Se il perché è molto importante (raccolta fondi per esempio), allora si deve cercare di metterlo fin dall’inizio (Titolo: “Una mostra fotografica per la raccolta di fondi a favore degli ex malati di lebbra in Cina”).
Può sembrare strano ma spesso i punti deboli dei comunicati scritti non da giornalisti riguardano i dettagli pratici del quando e del dove. Queste informazioni devono essere precise e chiare. Anche il che cosa è un elemento delicato che crea facilmente confusione: se nel nostro evento accadono più cose – ad esempio oltre alla mostra fotografica vi è una presentazione e poi un evento di animazione – noi dobbiamo dare di tutti questi elementi una spiegazione chiara, in ordine cronologico e, preferibilmente, scegliere quello più importante per metterlo nel titolo. Non può essere data pari importanza a cose diverse, o perlomeno è difficile e rischia di confondere il lettore.
Una volta che si è scritto un buon inizio, ci si può dedicare al corpo del comunicato, sviluppando meglio i suoi elementi. Qui abbiamo più spazio per spiegare il tema. Possiamo raccontare meglio la condizione degli ex malati di lebbra che vivono nelle zone rurali di montagna in villaggi separati dagli altri, o dare informazioni dettagliate sull’autore delle foto. Dire il perché raccogliamo fondi e come sono impiegati. Qui l’unico problema è quello della lunghezza del testo. Non si può scrivere molto in un comunicato, una pagina può bastare (3-4.000 battute di word spazi inclusi). Quest’accortezza ha a che fare invece con il lavoro giornalistico e con la possibilità che sia pubblicato sui media, stiamo parlando della sua notiziabilità.

Cerchiamo di aumentare i valori-notizia dei nostri comunicati

Noi scriviamo per un giornalista nel caso vogliamo essere pubblicati su un mass media e il nostro comunicato ha più possibilità di passare grazie ai suoi valori notizia. E’ chiaro che un comunicato stampa di un evento organizzato dal Terzo Settore non può avere una gran notiziabilità ma possiamo fare in modo di renderlo più appetibile. Se il comunicato è scritto bene e non presenta ambiguità sarà più facile per un giornalista “trattarlo”, ci dovrà perdere meno tempo a scriverlo e a inserirlo nel giornale.
Importante è anche il rispetto dei tempi. Se mando il comunicato alla sera e l’evento accade subito il giorno dopo, per i tempi di lavorazione di un quotidiano locale, sarà tardi. Lo stesso ragionamento va fatto se ci rivolgiamo ad altri media come radio, telegiornali o periodici. Tutti hanno delle loro tempistiche da tenere presente.
Uno strumento utile per vedere pubblicate le proprie cose sui media, è la creazione di una piccola agenda dove annotare l’e-mail, il telefono del giornalista o della testata che a livello locale fa informazione. Se poi costruiamo una relazione personale con un giornalista sensibile ai nostri temi, il gioco diventa ancora più facile.

La locandina non è un comunicato stampa

Il nostro testo deve terminare sempre con delle informazioni di riferimento, un numero di telefono, un’e-mail … in modo che il lettore possa contattarci per avere informazioni.
A questo punto possiamo inviare il comunicato a un mass media. L’e-mail è lo strumento più comodo e il comunicato deve essere scritto nel corpo dell’e-mail, in modo che il giornalista non debba aprire un allegato. Usate gli allegati soprattutto per le foto che possono essere di aiuto per la pubblicazione e danno una maggiore visibilità.
La grafica del comunicato deve essere sobria, occorre usare lo stesso font, non usare dei colori, variare il corpo delle lettere solo per i titoli e i sottotitoli. Sì, perché un comunicato non è una locandina! La locandina serve per essere mostrata. Non tanto letta, spesso invece si scrivono comunicati stampa che in realtà sono delle locandine, ma questo significa per il giornalista la loro riscrittura completa.

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